A petición de algunos usuarios, voy a intentar esquematizar al máximo el proceso documentación y de importación de China, incluyendo todos aquellos documentos posibles, pero subrayando aquellos que realmente son indispensables para poder cerrar una importación exitosa:
1. Solicitamos una cotización a uno o varios proveedores. Con el mayor detalle posible, colores, cantidades, etc.
2. El proveedor nos envía su cotización, que siempre debe incluir plazo de producción o fecha de entrega prevista, precio y moneda utilizada, Incoterms o Términos de entrega seleccionados (FOB, CIF, DDP…) puerto de salida y llegada, datos del proveedor y datos de nuestra empresa, fecha en la que se realiza la oferta o cotización y validez de la misma (ej: próximos 15 días) y términos de pago (L/C at sight, pagos diferidos para iniciar la producción, etc…).
3. Aceptamos su cotización vía e-mail o bien se sella y firma su oferta, a lo que posiblemente siga un envío de muestras pactado previamente.
4. El proveedor nos envía su Factura Pro-forma (en inglés, Pro-forma Invoice) que debe contener los datos mencionados anteriormente en la cotización además de el banco y datos para el envío de las transferencias o bien para la apertura de la Carta de Crédito.
5. Aceptamos su Factura Pro-forma vía e-mail o bien se sella y firma de vuelta por e-mail o fax, a lo que posiblemente siga un envío de muestra de pre-producción, tallas u otros detalles, así como pagos bancarios o una copia de la Carta de Crédito que hayamos abierto para información del proveedor.
6. El proveedor nos envía la documentación del Análisis de Calidad realizado, incluyendo fotografías, o bien lo hace una empresa externa si así lo hemos solicitado.
7. El proveedor nos envía la documentación del embarque que siempre debe incluir:
a. Factura – con la cantidad total y su precio e importe total a pagar, además de indicar los Incoterms o términos de entrega (si se trata de CIF / FOB / DDP) los puertos de salida y llegada, condiciones de pago y Carta de Crédito ó L/C si es que existe.
b. Packing list – versión completa de nuestro “albarán” y que especifica peso y volumen de cada caja incluida en el envío, no en general. También se incluye si es necesario el desglose de la cantidad por color y tamaño y caja, indicando el número total de cajas de envío y la dimensión de las mismas.
c. Bill of Lading o BL o B/L (conocimiento de embarque marítimo) o Air Way Bill o AWB (carta de porte aéreo) – en los que se indica puerto o aeropuerto de origen y destino, exportador e importador y que están en el buque “Vessel” . Sin este documento, que se expide en 3 originales y 3 copias, no se puede retirar la mercancía a su llegada al país de destino, de ahí su importancia.
d. Opcionalmente, Certificado de Origen – documento sellado por su Cámara de Comercio o el Ministerio pertinente, donde certifica que las prendas han sido fabricadas en ese país (China, por ejemplo). Lo requiere la aduana de destino sólo en algunos casos o categorías de producto. Para Chile por ejemplo se requiere la Forma F.
e. Opcionalmente, otros documentos – como Certificados CE, ISO 9001, ISO 14001, Certificados de fumigación, o de Exportación, Seguros. Diferentes documentos que son indispensables para poder realizar la importación según su Código aduanero o HS, y que en cada caso debe comprobarse con nuestro Agente de Aduanas antes de realizar el pedido para evitar sorpresas desagradables.
